نظام عقــار كـنترول

المفهوم الجديد لإدارة وتسويق العقارات

تنفيذ البرمجة الرائدة لتقنية المعلومات والإتصالات

أسئلة حول نظام عقار كنترول

نظام عقار كنترول هو نظام الكتروني تم اعتماده رسمياً من شركة العلم ومركز المعلومات الوطني التابع لوزارة الداخلية لإستقبال ارساليات اسماء المستأجرين لدى مكاتب العقار. وهو نظام يقوم على تطوير نظام شموس الأمني باضافة جميع مايحتاجه مكتب العقار من ادوات تساعده على ادارة الاملاك والايجارات بشكل احترافي متطور وتسهيل وتنظيم عملية التسويق من خلال عمل شبكه عقارية تربط جميع مكاتب العقار النظامية بهدف توحيد عملية التسويق العقاري بشكل منظم.
جميع مكاتب العقار التي تملك سجلات تجارية مصرح لها مزاولة نشاط التسويق والشراء والبيع وادارة الاملاك
هو نظام الكتروني أمني تم اقراره من مجلس الوزراء وذلك لتحقيق اهداف امنية عبر ربط عدة جهات تجارية بمركز المعلومات الوطني التابع لوزارة الداخلية.
وتعتبر مكاتب العقار احد هذه الجهات المستهدفة بهذا النظام وذلك بهدف عمل إرساليات بأسماء الأفراد المستأجرين لدى هذه المكاتب
نظام شموس مخصص فقط لتغذية مركز المعلومات الوطني بأسماء الأفراد المتعاملين مع الجهات الخدمية المستهدفة . يوفر نظام شموس صفحتان فقط لعمل ارسالية دخول مستأجر والأخرى لعمل خروج لهذا المستأجر دون الإهتمام بالمسائل الإدارية والتسويقية التي يحتاجها مكتب العقار. فهو نظام احادي الاتجاه بمعنى انه يرسل بيانات الى جهة واحده فقط وهي مركز المعلومات.
بشكل عام يعتبر نظام شموس نظام أمني وهذا من أهم الأهداف التي تسعى إليها جميع الجهات الخاصة والحكومية وتقوم الجهات ذات الاختصاص باستخدام البيانات المرسلة لمركز المعلومات عن طريق الجهات التي تستخدم نظام شموس في متابعة الجهات المشبوهة وايضاً لعمل الدراسات الإستراتيجية والخطط التنموية
للحصول على عضوية هذه الأنظمة يجب توفر سجل تجاري وتصريح نشاط ومقر عمل ويجب أن يكون السجل متخصص في النشاط العقاري ويمنع إعطاء العضوية لغير الشركات والمؤسسات المتخصصة لغير هذا المجال .
نظام شموس نظام مجاني في حال قام صاحب المنشأة التجارية بالتسجيل وتفعيل الاشتراك بنفسه أو عن طريق تسجيله في عقار كنترول والذي يمنحه خدمة التسجيل والتفعيل مجاناً. وهناك جهات تسويقية تقوم على تسويق هذا النظام والتدريب عليه بمبلغ 700ريال وتسمى هذه الخدمة خدمة العميل المميز. أما في حال الاشتراك في خدمة عقار كنترول فان التسجيل والتدريب على نظام شموس يكون مجاناً.
في حال ممانعة المكتب عن التسجيل يصدر بحقه لائحة عقوبات من قبل الجهات الرسميّة تصل الى حد إغلاق المكتب أو السجن في حال ثبت تورطه بتأجير جهات مشبوهه او مطلوبه أمنياً.
ايضاً لا يتم اصدار او تجديد رخصة التشغيل من قبل ادارة الرخص في البلديات والدفاع المدني الا بعد التسجيل في نظام شموس الامني .
يعتبر نظام عقاركنترول نظام مكمّل لنظام شموس وذلك عبر اضافة جميع الخدمات التي يحتاجها مكتب بشكل يومي مع ضمان الإتباط التام بمركز المعلومات وبالتالي يضمن استمرارية العمل مع نظام شموس. فالعمل على نظام شموس فقط يخدم مركز المعلومات بالدرجة الأولى ولذلك يحتاج مكتب العقار إلى خدمات اضافيه على شموس لتلبي احتياجاتهم التي تساعدهم على أداء العمل العقاري ولذلك تم تطوير نظام عقار كنترول لدعم نظام شموس
بالإضافة الى دمج نظام عقاركنترول بنظام شموس فهو يوفر خدمات متخصصة في اداره الأملاك والتسويق والتنظيم وهي كالتالي:
  1. اداره الأملاك
    • المتابعة الذاتية لفترات استحقاق الإيجار
    • خدمة التذكير برسائل sms
    • الحماية من المستأجرين المماطلين في السداد لدى المكاتب الأخرى وفي جميع المناطق
    • نظام متابعة صيانة العقارات
    • توفير تقارير مفصلة للعقارات وأنشطة المكتب
    • طباعة العقود والسندات وحفظها بالارشيف
    • نظام المحاسبة المالية وايرادات الاملاك العقارية
    • ربط مباشر مع مركز المعلومات وغيرها من الخدمات الإدارية الأخرى
  2. التسويق
    • تسويق شامل على أفضل محركات البحث العالمية
    • جميع الأعضاء المسوقين هم مكاتب نظامية مسجله رسميا
    • تطبيق لائحة تنظيم مكاتب العقار الصادرة من مجلس الوزراء
    • جميع العروض مباشره ولا يوجد وسطاء غير شرعيين الا بموجب وكالات رسمية
    • عروض عقارية مصورة ومتكامة البيانات مع صور للمخطط وحدود القطع
    • إمكانية مشاركة التسويق للعروض المباشرة للأعضاء النظاميين
    • حقوق محفوظة لكل عضو مشارك بموجب عقود موثقة رسميا
    • إمكانية السوم بشكل نظامي مع مراعاة التثمين المنطقي للسلعة
    • شفافية عاليه تحمي حقوق الملاك والمشترين ومكاتب العقار
  3. التنظيم
    • توقيع عقود واتفاقية موثّقة مع كل مكتب للالتزام بمعايير العمل النظامي
    • حل النزاعات بين الأعضاء وفق بنود العقود ولائحة تنظيم مكاتب العقار المعتمدة
    • نظام الكتروني محكم التصميم يضمن العمل بشكل منظم
الأنظمة العقارية والمتخصصة في إدارة الأملاك أو التسويق تعتبر أنظمة غير رسميّة وليست معتمدة لدى مركز المعلومات الوطني, ولذلك يجد اصحاب هذا المكاتب صعوبة في العمل على اكثر من نظام بالإضافة الى أن هذه الانظمة معرضة للأعطال أو للسرقة في أي وقت مما يؤدي الى فقدان البيانات وهذه من أهم المشاكل التي تواجه العقاريين.
ايضاً العمل بأنظمة مستقلة تجعل معلومات وبيانات العقارات محبوسة داخل المكتب وهذا ما يجبر اغلب مكاتب العقار الى توظيف كوادر بشرية لادارة المكتب وقت غيابهم.
جميع المنتديات تشكل عائق كبير لدى مكاتب العقار النظامية وذلك لوجود جهات غير معروفة الهوية والتي من شأنها التعدي على حقوق الآخرين دون وجود رادع نظامي , أيضاً عدم توفر أدوات بحث دقيقة وتكرار العروض وتنوع الأسماء والمصادر من أهم الأسباب لغياب الثقة وهذا مايجعل أغلب ملاك العقار يمانعون وضع عقاراتهم بهذه المنتديات خوفاً من الإضرار بها.
اما في عقار كنترول فإن العمل العقاري يدار من قبل مكاتب عقارية مسجلة لدى وزارة التجارة وتملك عضوية دائمة في الأنظمة الرسميّة مما يجعلها اكثر أمان ومصداقية.
المواقع العقارية عقاركنترول
مواقع غير معتمدة رسمياً معتمد لدى مركز المعلومات لوزارة الداخلية
لايوجد نظام وضوابط قانونية متوافق مع اللوائح والأنظمة الرسمية
وجود دخلاء غير نظاميين جميع الأعضاء هم مكاتب عقار نظامية
عروض متفرقة ولايوجد مركزية شاشة واحدة تجمع كل العروض
عروض متكررة وغير متكاملة عروض موحدة ومباشرة من مصادر معتمدة
صعوبة في البحث وعدم الثقة بحث عالي الدقة ونتائج موثوقة
لايوجد تنظيم ولا رقابة تنظيم وفق عقود قانونية لحفظ الحقوق
لو نظرنا الى سوق العقار في الوقت الحالي لعرفنا حجم المعاناة التي يتحملها اصحاب المكاتب النظامية. فالمخاطر والتحديات اصبحت كثيرة وتتمثل بالغالب بكثرة المكاتب العشوائية وكثرة سماسرة العقار الغير نظاميين وعدم وجود انظمة تحمي حقوقهم والأهم من ذلك غياب الثقة في اغلب مكاتب العقار مما حدى بالكثير من ملاك العقار والمشتثمرين الى التعاملات المباشرة دون تدخل مكاتب العقار
من خلال تطبيق نظام عقار كنترول سينحصر التسويق وادارة الاملاك فقط في مكاتب العقار النظامية وذلك لأن الأنظمة الرسميّة تمنع منعاً باتاً تأجير أي جهة بدون ادخالها في نظام شموس وبما أن هذا النظام لا يٌمنح الا للمكاتب النظامية فإن اغلب ملاّك العقار سيلجأون اليها لمساعدتهم في ادارتها بهدف اخلاء مسؤليتهم الأمنية. أيضاً ومن خلال توحيد الشبكة العقارية سيضطر ملاك العقار والزبائن والمشتثمرين الى التعامل المباشر مع هذه المكاتب النظامية وذلك لعلمهم بأنها ستكون الملجأ الموثوق للتعاملات العقارية وفق الأنظمة الرسميّة.
بكل تأكيد, فالعمل وفق هذا النظام سيساهم في زيادة الربحية من خلال النقاط التالية:
  • اقبال ملاك العقار لوضع عقاراتهم لدى المكاتب النظامية المشتركة بهذه الانظمة والمؤهلة لإدارة العقارات وفق انظمة رسميّة تحمي املاكم من التعامل مع جهات مشبوهة أو مماطله.
  • مشاركة المكاتب العقارية في العروض المباشرة الصحيحة, فكل عضو يملك نظام عقاري متكامل لديه القدرة على تسويق عقاراته وايصالها الى جميع مكاتب المنطقة والزوار عبر الشبكة الموحّدة بمدة لا تتجاوز 3 دقائق
  • ايضاً من خلال المشاركة في تسويق عقارات المكاتب الأخرى مع ضمان الحقوق المالية والتي تضمنها ادارة النظام في حال حصول النزاعات المعتادة
  • اما بخصوص التكاليف فإن تكاليف الاتصالات التي كانت تستخدم في عملية العرض والبحث باتت غير موجودة فالعرض والطلب يتم الكترونياً داخل النظام باقل جهد ووقت وتكلفة
  • ايضاً من خلال استخدام تقنية رسائل الجوال الرخيصة الثمن والتي يتم برمجتها لمتابعة العمل العقاري والتواصل مع العملاء ستساهم بشكل كبير الى خفض التكاليف
  • والاهم من ذلك كله هو ان صاحب المكتب يستطيع مشاهدة ومتابعة اعماله في اي وقت ومن اي مكان وهذا مايجعل عمله اكثر تنظيم وبالتالي يستطيع اغتنام الفرص في جميع الاوقات
تقضي سياسة هذه الأنظمة بأن تكون مهنة العمل العقاري محصورة فقط لدى مكاتب العقار النظاميّة, لذا لا يسمح لأي صاحب عقار بإستخدام هذه الأنظمة مباشرةً دون وجود مكتب عقاري معتمد. وهذا ما سيزيد من أرباح مكاتب العقار بعد تسجيلها بهذه الأنظمة.
يتم ذلك عبر تسجيل رقم القطعة ورقم المخطط لكل عقار مضاف وعند ادخاله مرةً أخرى من قبل عضو آخر تظهر له رسالة تفيد بوجود سجل مسبق لهذا العقار وأيضاً باسم المكتب الذي قام بتسجيله.
يحق لصاحب العقار اختيار ثلاثة مكاتب نظامية فقط لتسويق عقاراته بحيث تظهر بيانات هذه المكاتب للزوار والباحثين عن العقارات مقابل هذا العقار , ويتم اختيار احد هذه المكاتب لإتمام الصفقة من قبل المشتري او الزائر بحسب رغبتهم , وفي حال اختيار مكتب معيّن فإنه لا يحق للمكاتب المتبقية المطالبة باي قيمة للسعي من المكتب الذي تمم الصفقة.
نعم, هناك صيغة تفويض بالتسويق مشروطة بمهلة محددة يتم عقدها مع مالك العقار وفي حال الاخلال بهذا التفويض يتم محاسبة المالك من قبل الجهات المختصة. وهذا يعتمد على قوة اقناع المالك بهذا القانون من قبل موظف مكتب العقار
ان الاتفاق على هذا التفويض يحمي حق المكتب وفي حال امتنع المالك من توقيعه فالمكتب غير ملزم بتسويق عقار بدون هذا التفويض الخطي ولكنه يكون مسؤول عن اي ضرر يلحق بالمشتري او غيره بسبب موافقـته على التعامل مع شخص غير مسؤول وملتزم.
تبدأ العقوبات بإيقاف فوري للعضوية والتشهير داخل المنظمة باسم المكتب المخالف وأيضاً رفع شكوى رسميّة لدى وزارة التجارة بموجب العقد الموقع وايضاً رفع شكوى رسميّة لدى المحكمة والحقوق المدنية في حال كان هناك أي التزامات مادية لدى العضو المخالف.
هي خدمة تعاونية بين اعضاء النظام بحيث يقوم المكتب المشترك بإضافة مسأجر لدية ممن تخلفوا عن تسديد مستحقات الايجار لفترة معينة بشرط أن تكون هناك شكوى رسميّة بحقة لدى الجهات المختصة. مع العلم انها خدمة استعلام ولا تظهر البيانات الا في حال ادخال رقم هوية محدد
ان مهمة ادارة النظام تنحصر في اعطاء اعضاء النظام تنبيه من التعامل مع عميل من القائمة السوداء على مستوى المملكة وتكون مسئولية الملاحقة القانونية من اختصاص ادارة الحقوق المدنية. وهذه الخدمة تساهم بشكل مباشر في الحد من ظاهرة التخلف عن السداد وايضاً تقوم بالتضييق على المستأجر من خلال عزوف المكاتب عن التعامل معه وخصوصاً في حال انتقاله من منطقة الى منطقة اخرى.
بعد اشتراك المكتب في نظام شموس يكون مؤهل للاشتراك في عقاركنترول فاشتراكه في شموس شرط اساسي. بعد ذلك يتم انشاء العضوية الرسميّة عبر فريق خدمات شموس وعقاركنترول في كل المناطق وهم الجهات المسؤولة عن تدريب المكاتب على هذه الانظمة.
ان نظام عقاركنترول هو نظام شبكي يحتاج الى استضافة ودعم فني دائم, وهذا النوع من الأنظمة يحتاج الى دفع تكاليف سنوية دائمة, ولو قام أي مكتب عقاري بعمل نظام شبيه فإنه سيضطر الى دفع هذه التكاليف بالاضافة الى تكاليف التصميم والتطوير الباهضة الثمن وعلى هذا الإساس قامت ادارة النظام بحساب التكلفة بشكل متدني جداً بحيث تضمن جميع الحلول لإرضاء الجميع.
قيمة الاشتراك السنوي 2000 ريال
لقد اخذنا بعيّن الاعتبار قيمة التكاليف التشغيلية لمكاتب العقار فلو افترضنا ان ادارة الايجارات تستلزم متابعة دوريه من خلال البحث في الأوراق والسندات ومكالمة العملاء وتكاليف الاتصالات وتكاليف المطبوعات الورقية من سندات وعقود واهم من هذا كله الجهد المبذول لعمل ذلك وفي كثير من الاحيان يلجأ صاحب المكتب الى الاستعانه بموظف يتقاضى راتباً شهريا لا يقل عن 1500 ريال لمساعدته على هذه الاعمال وهي قيمة اشتراك لمدة عام في عقاركنترول والذي يسهّل ويقوم بجميع المهام الادارية بالنيابة عن هذا الموظف ويكون مع صاحب المكتب اينما كان ويوفر عليه قيمة الاتصالات والتسويق فالنظام ايضاً يساعده على التسويق على نطاق واسع ويحفظ حقه ويزيد من ارباحه الشهريه.
يتم تسجيل مكتب العقار بزيارة الموظف الميداني المختص بالتسجيل وذلك للتأكد من وجود جميع المستندات الرسميّة وبشرط ان يكون مصرح له مزاوله المهنة العقارية بعد ذلك يتم تسجيله بنظام شموس وعقاركنترول
  • سجل تجاري/ رخصة مكتب
  • صورة بطاقة للمالك
  • توقيع اتفاقية الاشتراك مع دفع الرسوم
نعم, ويكون التدريب مجاناً بعد التسجيل مباشرة ويحق للمكتب طلب التدريب في أي وقت يشاء.